Comment faire une quittance de loyer ?
Rédiger une quittance de loyer en bonne et due forme est une démarche incontournable pour tout propriétaire bailleur. Mentions obligatoires, règles légales de la loi de 1989, modèle gratuit à copier et astuces pour automatiser vos quittances chaque mois : voici le guide complet.
La quittance de loyer est un document juridique officiel par lequel le propriétaire bailleur atteste que le locataire s'est acquitté de l'intégralité de son loyer et de ses charges pour une période donnée. Bien plus qu'un simple reçu, elle possède une valeur probante essentielle devant la loi, les administrations (CAF, impôts) et les organismes bancaires.
1. Qu'est-ce qu'une quittance de loyer et est-elle obligatoire ?
En France, les rapports entre bailleurs et locataires sont strictement encadrés par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.
Selon son article 21, le propriétaire bailleur est légalement obligé de transmettre une quittance de loyer au locataire si celui-ci en formule la demande, et sous réserve que le loyer et les charges du mois aient été intégralement payés.
« Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance reporte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et le montant des charges. Aucun frais lié à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peut être facturé au locataire. »
⚠️ Attention : ne confondez pas quittance et avis d'échéance
C'est l'une des erreurs les plus fréquentes en gestion locative :
- L'avis d'échéance (appel de loyer) est envoyé avant le paiement pour rappeler au locataire la somme à régler. Il n'a aucune valeur juridique de preuve.
- La quittance de loyer est délivrée après le paiement complet et atteste de la libération de la dette.
👉 En savoir plus sur les différences juridiques entre avis d'échéance et quittance de loyer
2. Les 7 mentions obligatoires d'une quittance de loyer
Pour qu'une quittance soit valide et reconnue par les administrations (CAF, banque, préfecture), elle doit impérativement comporter les éléments suivants :
Identité et coordonnées du bailleur
Nom, prénom et adresse postale du propriétaire bailleur (ou raison sociale et siège si le bien est détenu en SCI ou société).
Identité du locataire
Nom et prénom du locataire (ou de l'ensemble des colocataires signataires du bail).
Adresse du logement loué
Adresse exacte du bien, avec les précisions utiles (bâtiment, étage, numéro d'appartement ou de porte).
Période de location concernée
Mois ou intervalle exact couvert par le règlement (par exemple : « loyer du mois de mai 2026 » ou « du 01/05/2026 au 31/05/2026 »).
Date effective du paiement
La date à laquelle le règlement a été reçu par le propriétaire (date de virement bancaire ou de réception du chèque).
Distinction impérative : loyer nu et charges
Exigence légale de l'article 21 : vous devez séparer explicitement le montant du loyer principal (hors charges) et le montant des provisions pour charges (ou forfait de charges). Une somme globale non détaillée rend la quittance irrégulière.
Montant total payé et signature du bailleur
Le total des sommes reçues (en chiffres et idéalement en toutes lettres), ainsi que la signature manuscrite ou électronique du propriétaire.
3. Modèle gratuit de quittance de loyer conforme
Voici un modèle type conforme à la loi française que vous pouvez copier. Mais attention : copier-coller un modèle statique chaque mois est une méthode qui montre très vite ses limites.
QUITTANCE DE LOYER
Période concernée : du 01 [Mois] [Année] au [Dernier jour du mois] [Mois] [Année]
BAILLEUR :
[Nom et Prénom ou Dénomination de la SCI]
[Adresse postale complète]
[Téléphone et/ou Adresse email]
LOCATAIRE :
[Nom et Prénom du locataire]
[Adresse postale du logement loué]
DÉSIGNATION DU LOGEMENT :
Adresse : [Adresse complète, Bâtiment, Étage, Numéro de porte]
DÉTAIL DU RÈGLEMENT :
- Loyer nu (hors charges) : ...................... [Montant en euros] €
- Provision sur charges : ....................... [Montant en euros] €
- (Le cas échéant) Régularisation : .............. [Montant en euros] €
----------------------------------------------------------------------
TOTAL PAYÉ : .................................... [Montant total] €
(Soit la somme de : [Montant en toutes lettres])
Je soussigné(e), [Nom du propriétaire], propriétaire du logement désigné ci-dessus,
certifie avoir reçu de [Nom du locataire] la somme mentionnée ci-dessus au titre du loyer
et des charges pour la période indiquée, et lui en donne quittance, sous réserve de tous
mes droits.
Date du règlement : [Date de réception du paiement]
Fait à : [Votre ville], le [Date du jour]
Signature du bailleur :
[Signature]4. Les 5 erreurs fréquentes avec les modèles manuels
En utilisant un simple fichier Word ou Excel, de nombreux propriétaires commettent des erreurs qui fragilisent leur dossier juridique ou créent des conflits avec leur locataire :
1. Oublier de séparer le loyer et les charges
Indiquer un montant forfaitaire unique sans distinguer le loyer nu et les provisions pour charges rend la quittance non conforme à l'article 21.
2. Émettre une quittance en cas de paiement partiel
Une quittance vaut solde de tout compte pour le mois. Si le locataire verse seulement une partie, vous devez délivrer un reçu d'acompte pour préserver vos droits.
3. Des erreurs de prorata ou de révision IRL
Calculer à la main un début de bail en cours de mois ou appliquer une mauvaise formule d'indice INSEE est la cause numéro 1 de contestation par le locataire.
4. Oublier de signer ou de dater le paiement
Un document Word converti sans signature électronique ni date de réception effective n'a pas de valeur probante certaine devant la CAF ou un juge.
5. Éparpiller ses fichiers sur son ordinateur
Après 2 ou 3 ans, retrouver la quittance d'un mois précis dans ses téléchargements ou ses emails relève du casse-tête lors d'un litige ou d'un contrôle fiscal.
5. Modèle Word / Excel gratuit vs Quittly : le grand comparatif
Un modèle Word paraît "gratuit", mais combien de temps et de charge mentale vous coûte-t-il réellement chaque mois ?
| Fonctionnalité | Modèle Word / Excel gratuit | Quittly (Automatisé) 🏆 |
|---|---|---|
| Temps par quittance | ❌ 15 à 20 minutes chaque mois | ✔ 5 secondes (en 1 clic) |
| Calcul du prorata d'entrée/sortie | ❌ Calcul manuel au risque d'erreur | ✔ Automatique au jour près (28, 30, 31 j) |
| Révision annuelle IRL (INSEE) | ❌ Chercher l'indice + calcul complexe | ✔ Indices officiels INSEE intégrés + blocage DPE F/G |
| Régularisation des charges | ❌ Modification manuelle du tableau | ✔ Imputation automatique sur la quittance suivante |
| Signature du bailleur | ❌ À imprimer/scanner ou insérer comme image | ✔ Signature numérisée apposée en 1 clic |
| Envoi au locataire | ❌ Export PDF + rédaction email manuel | ✔ Envoi direct par email depuis l'application |
| Portail Locataire autonome 24/7 | ❌ Inexistant (le locataire vous relance par SMS) | ✔ Espace dédié où le locataire télécharge ses quittances |
| Archivage légal garanti 3 ans | ❌ Fichiers éparpillés sur disque dur | ✔ Sauvegardé et trié par bail sur serveurs en France 🇫🇷 |
| Prix | Gratuit (mais chronophage) | 100 % Gratuit pendant la bêta |
6. Pourquoi des centaines de propriétaires ont abandonné les modèles Word pour Quittly
1. Gagnez jusqu'à 3 heures de gestion par an et par bien
Remplir un modèle une fois est facile. Le faire 12 fois par an pour un ou plusieurs logements devient une corvée pesante. Sur Quittly, vous configurez votre bien et votre locataire en 2 minutes. Ensuite, chaque mois, la quittance est prête : il vous suffit de cliquer sur « Générer et envoyer ».
2. Zéro calcul d'apothicaire et 100 % de conformité juridique
Finies les hésitations sur la formule de révision IRL, l'oubli de la réglementation Climat & Résilience (interdisant d'augmenter les passoires thermiques F/G) ou le calcul de tête d'un prorata pour un locataire entré le 12 du mois. Quittly applique les formules officielles à l'euro centime près.
3. Ne soyez plus jamais dérangé par votre locataire le soir ou le week-end
Votre locataire a besoin de ses 3 dernières quittances en urgence pour son dossier CAF ou sa banque ? Avec un modèle Word, il vous appelle et vous devez chercher dans vos archives. Avec Quittly, il accède à son portail locataire personnel et télécharge ses quittances en parfaite autonomie 24h/24.
4. Traçabilité complète et archivage automatique sécurisé
La loi exige de conserver les quittances pendant 3 ans minimum. Que se passe-t-il si votre ordinateur tombe en panne ? Quittly centralise tous vos documents (quittances, avis d'échéance, baux, régularisations) dans le cloud, sécurisé et hébergé en France.
5. C'est 100 % gratuit pendant la bêta (sans carte bancaire)
Pourquoi perdre votre temps sur un fichier Word imparfait alors que vous pouvez profiter gratuitement d'un outil de gestion locative aussi puissant que ceux des agences immobilières professionnelles ? L'inscription prend moins de 60 secondes.
Passez à la gestion sereine en 1 clic
Rejoignez les propriétaires particuliers qui ont simplifié leur quotidien locatif avec Quittly.
7. Les cas particuliers fréquents
Que faire en colocation ?
Si le bail de colocation est unique avec clause de solidarité, une seule quittance est émise au nom de tous les colocataires (mentionnant l'intégralité du loyer payé). Si chaque colocataire dispose d'un bail individuel, une quittance distincte doit être remise à chacun correspondant à sa quote-part.
Comment faire pour un premier ou dernier mois incomplet (Prorata) ?
Si le locataire emménage le 15 du mois ou part le 20, le loyer doit être calculé au prorata temporis du nombre de jours réels d'occupation :
Loyer proratisé = (Loyer mensuel / Nombre total de jours dans le mois) × Nombre de jours d'occupation.
Quittly intègre une option automatique de prorata pour les quittances de début et de fin de bail.
Baux commerciaux, professionnels ou SCI : quelles spécificités ?
Pour une SCI ou un bail commercial / professionnel, la quittance doit faire apparaître la raison sociale, le numéro SIREN/SIRET et, si assujetti, le détail de la TVA. Quittly permet de gérer aussi bien les baux résidentiels que les baux professionnels B2B prêts pour la facturation électronique Factur-X.
Consultez notre dossier sur la facturation électronique obligatoire →
7. Combien de temps conserver les quittances ?
Selon l'article 7-1 de la loi de 1989, le délai de prescription pour réclamer des arriérés ou contester des montants de loyer est de 3 ans. Bailleur comme locataire doivent conserver les quittances pendant au moins 3 ans.
Consulter notre guide complet sur la durée légale de conservation des quittances →
Questions fréquentes sur la quittance de loyer
Comment faire une quittance de loyer en règle ?
Renseignez vos coordonnées complètes, celles du locataire, l'adresse exacte du logement, la période de location concernée, la date de réception du paiement, le détail distinct du loyer et des charges, le montant total payé et apposez votre signature.
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Oui, elle est obligatoire dès que le locataire en fait la demande, à condition que le loyer et les charges soient intégralement payés.
Le propriétaire peut-il facturer la quittance ?
Non. La délivrance de la quittance est strictement gratuite. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 interdit d'imputer des frais d'envoi ou de traitement au locataire.
Peut-on envoyer la quittance par email ?
Oui, l'envoi dématérialisé (au format PDF par courriel ou via un portail locataire) est parfaitement légal avec l'accord préalable du locataire.
Une quittance manuscrite sur papier libre est-elle valable ?
Oui, dès lors qu'elle comporte l'ensemble des mentions obligatoires et la signature originale du propriétaire. Toutefois, le format PDF numérique est plus propre, instantané et sécurisé.
La quittance sert-elle de justificatif de domicile ?
Absolument. Une quittance de loyer datant de moins de 3 mois fait partie des justificatifs de domicile les plus demandés pour les démarches administratives (carte d'identité, passeport, CAF, compte bancaire).
Articles et guides recommandés
Faites vos quittances de loyer en 1 clic avec Quittly
Fini les modèles Word rébarbatifs et les risques d'oubli de mentions obligatoires. Rejoignez des centaines de propriétaires qui automatisent leur gestion locative en toute sérénité.
Créer ma première quittance gratuitement 100 % conforme à la loi française • Sans carte bancaire • Prêt en 2 minutes