Régularisation des charges locatives : le guide complet
La régularisation des charges locatives est une obligation annuelle pour les propriétaires bailleurs. Elle permet d'ajuster les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles engagées. Découvrez tout ce qu'il faut savoir pour rester conforme à la loi.
La gestion des charges locatives en France peut se faire de deux manières : en provisions avec régularisation annuelle ou au forfait fixe. La régularisation des charges, encadrée par l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, concerne les logements loués avec des provisions sur charges. Quittly supporte les deux modes et automatise le processus de régularisation.
Forfait ou provisions : deux modes de gestion des charges
En France, le droit locatif prévoit deux modes de gestion des charges locatives, chacun avec ses propres règles et obligations. Le choix doit être fait dès la signature du bail et impacte directement la gestion quotidienne de la location.
Provisions sur charges
Le locataire verse chaque mois une estimation des charges. Une régularisation annuelle ajuste le montant selon les dépenses réelles.
- Montant mensuel basé sur une estimation
- Régularisation annuelle obligatoire
- Le locataire peut payer plus ou moins au final
- Justificatifs à conserver 6 mois
- Transparence sur les charges réelles
Forfait de charges
Le locataire verse chaque mois un montant fixe et définitif. Aucune régularisation n'est possible, quel que soit le montant réel des charges.
- Montant mensuel fixe et invariable
- Pas de régularisation annuelle
- Simplicité de gestion maximale
- Pas d'obligation de justificatifs
- Risque de sous-estimation pour le bailleur
Le mode de gestion des charges doit être clairement indiqué dans le bail. Pour les locations nues, les provisions avec régularisation sont la règle. Le forfait est plus fréquent en meublé, mais reste possible pour les locations vides sous certaines conditions.
Qu'est-ce que la régularisation des charges locatives ?
Lorsque les charges sont gérées en provisions, le locataire verse chaque mois une estimation des dépenses à venir (eau, entretien, ordures ménagères, etc.).
Une fois par an, le propriétaire doit comparer le total des provisions versées aux dépenses réelles. C'est la régularisation : elle donne lieu soit à un remboursement au locataire, soit à un complément à payer.
Les obligations légales du propriétaire
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au propriétaire de régulariser les charges au moins une fois par an. Le propriétaire doit également :
Communiquer au locataire un décompte détaillé des charges par nature (eau, entretien, etc.), tenir les justificatifs à disposition pendant 6 mois après l'envoi du décompte, et permettre la consultation de ces pièces sur simple demande.
Comment calculer la régularisation ?
Le calcul est simple : soustrayez le total des provisions versées au total des charges réelles. Si le résultat est positif, le locataire doit payer un complément. S'il est négatif, le propriétaire doit rembourser le trop-perçu.
Quittly effectue ce calcul automatiquement en fonction des données saisies et génère un document de régularisation conforme, prêt à être envoyé au locataire.
Questions fréquentes sur la régularisation des charges
Quand doit-on envoyer l'avis de régularisation des charges locatives ?
La loi n'impose pas de date fixe pour l'envoi de l'avis de régularisation des charges. Conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, les charges doivent être régularisées au moins une fois par an, lorsque les dépenses réelles sont connues.
En pratique, la régularisation intervient souvent au printemps ou en été, après réception des comptes définitifs.
La régularisation doit-elle être faite en janvier ?
Non. La régularisation des charges ne doit pas obligatoirement être envoyée en janvier. Cette confusion vient du fait que beaucoup de charges sont calculées sur l'année civile, mais la loi n'impose aucune date précise.
Faut-il régulariser à la date anniversaire du bail ?
Non. La régularisation des charges est liée à la période de calcul des charges, et non à la date de signature ou d'anniversaire du bail.
Que doit contenir l'avis de régularisation des charges ?
L'avis doit mentionner :
- La période concernée
- Le montant total des charges réelles
- Le total des provisions versées
- Le solde à payer ou à rembourser
Le locataire peut demander à consulter les justificatifs pendant 6 mois.
Peut-on régulariser plusieurs années de charges en une seule fois ?
Ce n'est pas recommandé. Même si la loi prévoit une prescription, la régularisation doit être faite annuellement, afin de garantir la transparence et d'éviter les litiges.
Y a-t-il une régularisation si les charges sont au forfait ?
Non. Lorsque les charges sont prévues au forfait dans le bail, il n'y a pas de régularisation annuelle, sauf disposition contractuelle spécifique. Le montant des charges reste fixe pendant toute la durée du bail.
Quelle est la différence entre charges au forfait et provisions sur charges ?
Les provisions sur charges sont des estimations mensuelles régularisées une fois par an selon les dépenses réelles. Le locataire peut payer plus ou moins au final.
Le forfait de charges est un montant fixe et définitif : le locataire paie le même montant chaque mois, sans aucune régularisation. C'est plus simple à gérer mais ne permet pas d'ajustement.
Comment choisir entre forfait et provisions de charges ?
Les provisions sont recommandées pour les logements en copropriété avec des charges variables (chauffage collectif, entretien des parties communes, eau).
Le forfait convient mieux aux maisons individuelles, aux locations meublées, ou aux logements avec des charges prévisibles et stables. Le choix doit être inscrit clairement dans le bail dès la signature.
Peut-on modifier le montant des charges en cours de bail ?
Oui, il est possible de modifier le montant des provisions sur charges en cours de bail, notamment lorsque les charges réelles ont augmenté (chauffage, eau, charges de copropriété). C'est d'ailleurs le cas le plus courant en location vide.
Toutefois, plusieurs conditions doivent être respectées :
- Le nouveau montant doit rester cohérent avec les dépenses réelles
- Une régularisation annuelle doit toujours être effectuée
- Le locataire peut demander le détail des charges (justificatifs)
Il n'est pas possible d'augmenter les charges de manière arbitraire ou sans base réelle. Le bon réflexe est d'ajuster les provisions sur la base d'éléments fiables (comptes de copropriété, factures, hausse confirmée), puis de régulariser correctement en fin d'exercice.
Quel texte de loi encadre la régularisation des charges ?
La régularisation des charges est encadrée par :
- Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
Ce texte précise le principe des provisions mensuelles et de la régularisation annuelle.
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