Guide d'utilisation Quittly

🚀 Premiers pas

1. Créer votre compte

Rendez-vous sur app.quittly.fr et créez votre compte en quelques secondes. Deux options s'offrent à vous :

• Connexion avec Google : cliquez sur "Continuer avec Google" pour vous inscrire instantanément avec votre compte Google. C'est la méthode la plus rapide.
• Email et mot de passe : créez un compte classique avec votre adresse email et un mot de passe de votre choix.

2. Vérifier votre email

Si vous créez un compte avec email et mot de passe, vous recevrez un email de vérification. Cliquez sur le lien pour activer votre compte.

3. Accéder au tableau de bord

Une fois connecté, vous arrivez sur votre tableau de bord. C'est votre centre de commande : vous y voyez un résumé de vos biens, locataires et actions récentes.

4. Installer l'application mobile

Quittly est une Progressive Web App (PWA). Sur mobile, vous pouvez l'installer sur votre écran d'accueil pour y accéder comme une application native.

1. Ouvrez Quittly dans votre navigateur mobile
2. Appuyez sur le menu (⋮ sur Android, Partager sur iOS)
3. Sélectionnez "Ajouter à l'écran d'accueil"

👤 Profil propriétaire

Créer votre profil propriétaire

Avant de pouvoir ajouter des biens, vous devez créer un profil propriétaire. Ce profil contient vos informations légales qui apparaîtront sur tous les documents.

1. Accédez à Mon profil propriétaire depuis le menu
2. Renseignez votre nom complet
3. Indiquez votre adresse postale complète
4. Enregistrez

Ajouter votre signature

Vous pouvez télécharger une image de votre signature qui sera automatiquement apposée sur tous les documents PDF générés (quittances, avis d'échéance, etc.).

Gestion multi-propriétaires et délégation

Quittly permet de déléguer la gestion de votre portefeuille à d'autres utilisateurs. En tant que propriétaire, vous pouvez inviter des collaborateurs (comptable, gestionnaire, famille) à gérer vos biens.

Inviter un utilisateur

1. Accédez à Utilisateurs depuis le menu propriétaire
2. Cliquez sur Inviter un utilisateur
3. Entrez l'adresse email de la personne à inviter
4. Choisissez le rôle : Gestionnaire (accès complet) ou Lecteur (consultation uniquement)
5. Cliquez sur Envoyer l'invitation

Processus d'invitation

• L'invité a déjà un compte Quittly : il est ajouté directement à votre portefeuille et verra vos biens dans sa liste.
• L'invité n'a pas de compte : il reçoit un email d'invitation avec un lien sécurisé pour créer son compte. Le lien est valide 7 jours.

Rôles disponibles

• Gestionnaire : accès complet pour créer des quittances, modifier les informations des biens et locataires, générer et envoyer tous les documents.
• Lecteur : consultation uniquement, idéal pour un comptable ou un conseiller qui a besoin de consulter vos documents sans les modifier.

Gérer les utilisateurs délégués

Depuis la page Utilisateurs, vous pouvez :

• Modifier le rôle : passer un utilisateur de Gestionnaire à Lecteur ou inversement
• Retirer l'accès : supprimer un utilisateur de votre portefeuille (il perd immédiatement l'accès à vos biens)

Gérer plusieurs propriétaires

Si vous êtes invité par plusieurs propriétaires, vous pouvez gérer leurs portefeuilles depuis votre compte unique. Tous les biens auxquels vous avez accès apparaissent dans votre liste de biens, regroupés par propriétaire.

🏠 Gérer vos biens

Ajouter un bien

1. Cliquez sur Biens dans le menu
2. Cliquez sur Ajouter un bien
3. Donnez un nom au bien (ex: "Appartement rue de la Paix")
4. Renseignez l'adresse complète : rue, code postal, ville
5. Indiquez la surface en m² (optionnel)
6. Sélectionnez la classe énergétique DPE (A à G)
7. Enregistrez

Modifier un bien

Cliquez sur le bien concerné pour accéder à sa fiche, puis utilisez le bouton Modifier pour mettre à jour les informations.

Voir les locataires d'un bien

Depuis la fiche d'un bien, vous pouvez voir le locataire actif ainsi que l'historique des anciens locataires.

👥 Gérer vos locataires

Ajouter un locataire

Un locataire est toujours associé à un bien. Pour créer un locataire :

1. Depuis la fiche d'un bien, cliquez sur Ajouter un locataire
2. Renseignez le prénom et nom du locataire
3. Ajoutez l'email (pour l'envoi des documents) et le téléphone
4. Définissez la date de début du bail
5. Indiquez le montant du loyer mensuel hors charges
6. Indiquez le montant des charges mensuelles (provisions)
7. Renseignez le dépôt de garantie et sa date de réception
8. Optionnel : ajoutez l'indice IRL de référence pour les futures révisions
9. Enregistrez

Un seul locataire actif par bien

Un bien ne peut avoir qu'un seul locataire actif à la fois. Pour ajouter un nouveau locataire, vous devez d'abord clôturer le bail du locataire actuel via une quittance de fin de bail.

Modifier les informations d'un locataire

Depuis la timeline du locataire, cliquez sur Modifier le bail pour mettre à jour les informations (loyer, charges, coordonnées, etc.).

📁 Espace documentaire

Quittly vous permet de centraliser tous vos documents importants directement dans l'application. Vous pouvez stocker des documents liés à vos biens (diagnostics, titres de propriété, etc.) et à vos locataires (baux, états des lieux, etc.).

Documents des biens

Chaque bien dispose de son propre espace documentaire pour stocker tous les documents relatifs au logement :

• Diagnostics obligatoires : DPE, électricité, gaz, amiante, plomb (CREP), termites, ERP
• Documents de copropriété : règlement, PV d'assemblée générale
• Documents administratifs : taxe foncière, assurance PNO, titre de propriété
• Autres : plans, photos, attestation de surface (Carrez/Boutin)

Documents des locataires

L'espace documentaire du locataire vous permet de conserver tous les documents liés au bail et à la relation locative :

• Contrat de bail et ses éventuels avenants
• États des lieux d'entrée et de sortie
• Notifications et courriers échangés
• Attestations et justificatifs fournis par le locataire
• Diagnostics remis au locataire

Ajouter un document

1. Accédez à la fiche du bien ou du locataire
2. Cliquez sur l'onglet Documents
3. Cliquez sur Ajouter un document
4. Sélectionnez le fichier à télécharger (PDF, image, Word, Excel - max 10 Mo)
5. Choisissez le type de document dans la liste
6. Ajoutez un nom personnalisé et une description (optionnel)
7. Pour les diagnostics : indiquez la date d'expiration
8. Validez

Formats acceptés

Quittly accepte les formats de fichiers suivants :

• Documents : PDF, Word (.doc, .docx), OpenDocument (.odt)
• Tableurs : Excel (.xls, .xlsx), OpenDocument (.ods)
• Images : PNG, JPG, JPEG, GIF

Gérer vos documents

Depuis l'espace documentaire, vous pouvez :

• Visualiser les PDF et images directement dans le navigateur
• Télécharger n'importe quel document
• Modifier les métadonnées (nom, type, description, dates)
• Filtrer par type de document
• Supprimer les documents obsolètes

📅 Timeline du bail

La timeline est le cœur de Quittly. Elle affiche chronologiquement tous les événements liés à un locataire et permet de générer tous les documents.

Accéder à la timeline

Cliquez sur un locataire depuis la liste pour accéder à sa timeline. Vous y trouverez :

• Carte d'identité du bail : récapitulatif des informations (loyer, charges, dates, dépôt)
• Alertes : mois sans quittance, actions à effectuer
• Historique : tous les documents générés par ordre chronologique

Générer un document

Depuis la timeline, cliquez sur Nouveau document pour accéder à tous les types de documents disponibles :

• 🧾 Quittance de loyer
• 📄 Avis d'échéance
• ⚠️ Rappel de loyer (relance impayés)
• 📧 Lettre de congé
• 📋 Quittance de fin de bail (prorata)
• 💰 Régularisation des charges
• 📈 Révision de loyer (IRL INSEE)
• 📊 Quittance annuelle récapitulative

Actions sur les documents

Pour chaque document dans la timeline, vous pouvez :

• Télécharger le PDF
• Envoyer par email au locataire (si son email est renseigné)
• Régénérer le PDF (utile si vous avez modifié des informations)
• Annuler le document (le supprime définitivement)

📄 Documents PDF

Quittance de loyer

La quittance atteste que le locataire a payé son loyer. Elle est obligatoire sur demande du locataire (loi du 6 juillet 1989).

1. Depuis la timeline, cliquez sur Nouvelle quittance
2. Sélectionnez le mois et l'année
3. Cochez "Prorata" si c'est le premier mois et que le bail ne commence pas le 1er
4. Optionnel : sélectionnez une régularisation de charges en attente à inclure
5. Cliquez sur Générer

Avis d'échéance

L'avis d'échéance (ou appel de loyer) informe le locataire du montant à payer avant la date d'échéance. Il est envoyé avant le paiement, contrairement à la quittance.

Rappel de loyer

En cas d'impayé, vous pouvez générer un rappel de loyer. Deux niveaux sont disponibles :

• Rappel amical : ton courtois, pour un premier retard
• Rappel formel : ton plus ferme, en cas de récidive

Régularisation des charges

La régularisation compare les provisions versées par le locataire avec les charges réelles.

1. Créez une régularisation en indiquant l'année et les charges réelles
2. Quittly calcule la différence (remboursement ou complément)
3. La régularisation reste "en attente" jusqu'à son application
4. Lors de la prochaine quittance, sélectionnez la régularisation à appliquer
5. Le montant de la quittance est automatiquement ajusté

Révision de loyer (IRL)

La révision annuelle du loyer est basée sur l'Indice de Référence des Loyers (IRL) publié par l'INSEE. Quittly récupère automatiquement les derniers indices depuis le site de l'INSEE.

1. Depuis la timeline, cliquez sur Révision de loyer (IRL)
2. L'ancien IRL de référence est pré-rempli (depuis le bail ou la dernière révision)
3. Le nouvel IRL est automatiquement récupéré depuis l'INSEE
4. Quittly calcule automatiquement le nouveau loyer
5. Validez pour appliquer la révision

Quittance de fin de bail

Lors du départ d'un locataire, générez une quittance de fin de bail pour calculer le prorata du dernier mois.

1. Indiquez la date de départ effective
2. Quittly calcule automatiquement le prorata (loyer + charges)
3. Le bail est automatiquement clôturé

Quittance annuelle

La quittance annuelle récapitule tous les paiements d'une année. Utile pour les déclarations fiscales du locataire.

📧 Envoi par email

Envoyer un document

Tous les documents peuvent être envoyés par email au locataire directement depuis Quittly.

1. Dans la timeline, cliquez sur Envoyer par email à côté du document
2. Vérifiez l'adresse email du destinataire
3. Ajoutez un message personnalisé (optionnel)
4. Cliquez sur Envoyer

Historique des envois

Quittly conserve un historique de tous les emails envoyés. Vous pouvez voir si un document a déjà été envoyé et quand.

🏠 Espace locataire

L'espace locataire est un portail dédié permettant à vos locataires d'accéder à leurs documents, de communiquer avec vous et de signaler des incidents. C'est un espace sécurisé et indépendant de votre interface propriétaire.

Inviter un locataire

Pour donner accès à l'espace locataire, vous devez envoyer une invitation :

1. Depuis la timeline du locataire, cliquez sur Inviter au portail locataire
2. Vérifiez que l'email du locataire est correct
3. Cliquez sur Envoyer l'invitation
4. Le locataire reçoit un email avec un lien sécurisé
5. Il crée son mot de passe et accède à son espace

Ce que voit le locataire

Une fois connecté à son espace, le locataire accède à :

Tableau de bord

• Informations du bail : montant du loyer, charges, date de début
• Paiement du mois : indicateur si le loyer du mois est payé (quittance générée)
• Durée du bail : nombre de mois depuis le début de la location
• Messages non lus : notification des nouveaux messages du propriétaire
• Incidents en cours : statut des signalements ouverts

Documents

Le locataire peut consulter et télécharger tous ses documents :

• Quittances de loyer : historique complet mois par mois
• Avis d'échéance : tous les appels de loyer reçus
• Quittances annuelles : récapitulatifs pour les déclarations fiscales
• Régularisations de charges : historique des régularisations
• Documents personnels : bail, états des lieux, attestations stockés par le propriétaire
• Documents de fin de bail : quittances de prorata le cas échéant

Informations du bail

Le locataire visualise les détails de son bail :

• Adresse complète du logement
• Date de début du bail
• Montant du loyer et des charges
• Dépôt de garantie versé
• Historique des révisions de loyer
• Historique des régularisations de charges

Coordonnées du propriétaire

Le locataire voit vos coordonnées (nom, adresse) telles que renseignées dans votre profil propriétaire.

Messagerie

L'espace locataire inclut une messagerie intégrée pour échanger avec votre locataire.

Côté locataire

• Envoyer un nouveau message avec objet et contenu
• Consulter l'historique des échanges
• Répondre aux messages reçus
• Notification des messages non lus sur le tableau de bord

Côté propriétaire

Depuis la timeline du locataire, accédez à Messages pour :

• Voir tous les messages échangés
• Répondre aux messages du locataire
• Envoyer un nouveau message

Signalement d'incidents

Les locataires peuvent signaler des problèmes ou demandes de maintenance directement depuis leur espace.

Créer un signalement (locataire)

1. Cliquer sur Signaler un incident
2. Choisir la catégorie : plomberie, électricité, chauffage, serrurerie, etc.
3. Indiquer un titre et une description détaillée
4. Définir la priorité : normale, urgente ou critique
5. Joindre des photos (optionnel, max 5 Mo par photo)
6. Valider le signalement

Gérer les incidents (propriétaire)

Depuis la timeline du locataire, accédez à Incidents pour :

• Voir tous les incidents signalés avec leur statut
• Filtrer par statut : ouvert, en cours, résolu, fermé
• Consulter les détails et les photos
• Ajouter une réponse pour communiquer avec le locataire
• Mettre à jour le statut de l'incident

Statuts des incidents

• Ouvert : signalement reçu, en attente de traitement
• En cours : intervention planifiée ou en cours
• Résolu : problème corrigé
• Fermé : incident clôturé définitivement

Gérer l'accès au portail

Vous pouvez à tout moment contrôler l'accès de votre locataire à son espace.

Voir le statut d'accès

Depuis la timeline du locataire, cliquez sur Accès portail pour voir :

• Si le locataire a accepté l'invitation
• Sa dernière connexion
• Si son compte est actif

Révoquer l'accès

En cas de besoin (fin de bail, problème de sécurité), vous pouvez désactiver l'accès du locataire. Il ne pourra plus se connecter mais ses données restent conservées.

Sécurité

L'espace locataire est conçu avec la sécurité en priorité :

• Compte séparé : le locataire a son propre compte, indépendant du vôtre
• Accès limité : le locataire ne voit que ses propres documents et informations
• Connexion sécurisée : protection contre les tentatives de connexion frauduleuses avec verrouillage temporaire après 5 échecs
• Mot de passe oublié : le locataire peut réinitialiser son mot de passe de façon sécurisée

❓ FAQ